T
|
ak terasa mata kuliah perilaku organisasi telah memasuki pertemuan
ketiga. Sebelum dimulainya perkuliahan, Pak Seta terlebih dulu melakukan review
materi perkuliahan yang sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk mengingatkan
kembali, apa saja yang telah beliau sampaikan kepada kami. Ternyata sudah 8 bab
yang telah dibahas, namun saya tak menyangka bahwa materi yang diberikan sudah
sebanyak itu. Pak Seta menyampaikan materi kuliah tanpa harus selalu melihat
buku, beliau cenderung mengambil inti dari tiap bab, namun penjelasan yang
disampaikan begitu aplikatif dan disesuaikan dengan kondisi kami (mahasiswa
p2k) yang rata-rata telah mengenyam dunia kerja. Hal ini sangat membantu kami
dalam menghadapi permasalahan di dunia kerja.
Materi yang disampaikan oleh Pak Seta pada pertemuan ketiga kali
ini adalah sebagai berikut:
Konsep-konsep
Manajemen
Manajemen merupakan suatu proses tertentu
yang menggunakan dua kemampuan
atau keahlian untuk mencapai suatu tujuan yang didalam pelaksanaannya dapat mengikutialur
keilmuan secara ilmiah dapat pula menonjolkan kekhasan atau gaya manajer dalam
mendayagunakan kemampuan orang. Dengan demikian terdapat tiga fokus untuk
mengartikan Manajemen yaitu:
1. Manajemen sebagai suatu kemampuan atau
keahlian yang selanjutnya menjadi cikal bakal Manajemen sebagai suatu profesi.
Manajemen sebagai suatu ilmu menekankan perhatian kepada ketrampilan dan
kemampun manajerial yang diklasifikasikan menjadi kemampuan/ketrampilan
teknikal, manusiawi dan konseptual.
2. Manajemen sebagai proses yaitu dengan
menentukan langkah yang yang sitematis dan terpadu sebagai aktivitas manajemen.
3. Manajemen sebagai seni tercermin dari
perbedaan gaya (style) seseorang dalam menggunakan atau memberdayakan orang lain untuk mencapai tujuan.
Dalam pembahasan ini
akan diperinci empat fungsi manajemen yang paling penting yaitu planning, organizing, actuating, dan controlling atau disingkat POAC.
1.
Perencanaan (Planning)
Pemilihan dan penentuan tujuan organisasi, penyusunan
strategi, kebijaksanaan, program, dan lain-lain. Penentuan renstra kegiatan selama 5 tahun kedepan memberikan
gambaran tentang output apa saja yang akan dihasilkan suatu organisasi. Renstra
kegiatan ini akan memberikan gambaran jelas dan menjadi target pencapaian kinerja
2.
Pengorganisasian (Organizing)
Penentuan sumber daya dan kegiatan yang dibutuhkan,
menyusun organisasi atau kelompok kerja, penugasan wewenang dan tanggungjawab
serta koordinasi. Dengan adanya pengorganisasian berarti
menempatkan seorang karyawan sesuai dengan bidang keahliannya.
3.
Pengarahan (Actuating)
Pengarahan merupakan komunikasi
pimpinanan untuk mengarahkan karyawan mengerjakan sesuatu yang
ditugaskan padanya. Komunikasi ini bisa dilakukan dengan cara
pemberian motivasi,
misalnya jika target penjualan tercapai, maka karyawan akan mendapatkan bonus
sekian persen
4.
Pengawasan (Controlling)
Penetapan standar, pengukuran pelaksanaan, dan
pengambilan tindakan korektif. Pengawasan diperlukan
manakala ada kesalahan, bisa langsung dilakukan perbaikan agar kesalahan tidak
menjadi fatal.
SWOT
Analisis SWOT merupakan salah satu metode untuk
menggambarkan kondisi dan mengevaluasi suatu masalah, proyek atau konsep bisnis
yang berdasarkan faktor internal (dalam) dan faktor eksternal (luar) yaitu
Strengths, Weakness, Opportunities dan Threats. Metode ini paling sering
digunakan dalam metode evaluasi bisnis untuk mencari strategi yang akan
dilakukan. Analisis SWOT hanya menggambarkan situasi yang terjadi bukan sebagai
pemecah masalah.
Analisis SWOT terdiri dari empat faktor, yaitu:
1. Strengths
(kekuatan)
Merupakan kondisi kekuatan yang terdapat dalam
organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada. Kekuatan yang dianalisis
merupakan faktor yang terdapat dalam tubuh organisasi, proyek atau konsep
bisnis itu sendiri.
2. Weakness
(kelemahan)
Merupakan kondisi kelemahan yang terdapat dalam
organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada.Kelemahan yang dianalisis
merupakan faktor yang terdapat dalam tubuh organisasi, proyek atau konsep
bisnis itu sendiri.
3. Opportunities
(peluang)
Merupakan kondisi peluang berkembang di masa datang yang
terjadi. Kondisi yang terjadi merupakan peluang dari luar organisasi, proyek
atau konsep bisnis itu sendiri. misalnya kompetitor, kebijakan pemerintah,
kondisi lingkungan sekitar.
4. Threats
(ancaman)
Merupakan kondisi yang mengancam dari luar. Ancaman ini
dapat mengganggu organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
Sumber : http://raklali.blogspot.com/2011/12/i.html
SWOT à SOAR
SWOT terdiri dari faktor internal (Strenght dan Weakness) dan
eksternal (Opportunity dan Threat). Baik dari segi internal maupun eksternal,
terdapat hal negatifnya, yaitu weakness dan threat. Untuk itulah diperlukan
adanya pengubahan kedua hal tersebut menjadi suatu hal positif, yaitu dengan
mengubah SWOT menjadi SOAR (strength, Opportunity, Action, Result). Action
merupakan tindakan/sikap yang dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi
termasuk di dalamnya adalah proses sedangkan result merupakan hasil/tujuan yang
dicapai. Action yang baik akan menghasilkan Result yang baik pula dan sesuai
dengan yang diharapkan.
FISHBONE
DIAGRAM
Diagram fishbone
ini disebut juga dengan shikawa diagram, yaitu sebuah diagram yang
mengidentifikasi banyak penyebab yang mungkin dari sebuah efek atau
permasalahan. Diagram ini digunakan untuk menyusun sesi brainstorming dan dengan cepat dapat digunakan untuk mengurutkan
permasalahan-permasalahan kedalam kategori-kategori yang sangat berguna. Fishbone juga
melengkapi kita untuk menunjukkan permasalahan kategori kotensial dari penyebab
secara visual.
Langkah-langkah membuat diagram fishbone, yaitu:
1.
Menyepakati pernyataan masalah
a.
Pernyataan masalah
diinterpretasikan sebagai “effect” atau secara visual dalam fishbone seperti
“kepala ikan”
b.
Tulis masalah tersebut di
tengah sebelah kanan
c. Gambarkan kotak mengelilingi
tulisan pernyataan masalah tersebut dan buat panah horizontal panjang menuju
kea rah kotak
2.
Mengidentifikasi
kategori-kategori
a.
Dari garis horizontal utama,
buat garis diagonal yang menjadi “cabang”. Setiap cabang mewakili “sebab utama”
dari masalah yang ditulis. Sebab ini diinterpretasikan sebagai “cause”, atau
secara visual dalam fishbone seperti
“tulang ikan”
b.
Kategori sebab utama
mengorganisasikan sebab sedemikian rupa sehingga masul akal dengan situasi.
Misalnya kategori 6M (meachine, method,
material, man, measurement, milieu), 8P
(product, price, place, promotion,
people, process, physical evidence, procugtivity & quality), 5S (surrounding, supplier, system, skill, safety).
Jenis kategori disesuaikan dengan jenis organisasi.
3.
Menemukan sebab-sebab potensial
dengan cara brainstorming
a.
Setiap kategori mempunyai
sebab-sebab perlu diuraikan melalui sesi brainstorming
b. Saat sebab-sebab dikemukakan,
tentukan dimana sebab tersebut harus ditempatkan dalam diagram fishbone, yaitu
tentukan di bawah kategori yang mana gagasan tersebut harus ditempatkan
c. Sebab-sebab ditulis dengan
garis horizontal sehingga banyak “tulang” kecil keluar dari garis diagonal
d. Pertanyakan kembali “mengapa
sebab itu muncul?” sehingga “tulang” lebih kecil (sub sebab) keluar dari garis
horizontal tadi
e. Satu sebab bisa ditulis di
beberapa tempat jika sebab tersebut berhubungan dengan beberapa ketegori
4.
Mengkaji dan menyepakati
sebab-sebab yang paling mungkin
a. Setelah setiap kategori diisi,
kemudian carilah sebab yang paling mungkin diantara semua sebab-sebab dan
su-subnya
b. Jika ada sebab-sebab yang
muncul pada lebih dari satu kategori, kemungkinan merupakan petunjuk sebab yang
paling mungkin
c.
Kaji kembali sebab-sebab yang
telah didaftarkan (yang paling memungkinkan)
d. Pertanyaan “mengapa?” akan
membantu kita sampai pada sebab pokok dari permasalahan terindentifikasi
e.
Tanyakan “Mengapa?” sampai saat
pertanyaan itu tidak bisa dijawab lagi
f.
Lingkari sebab yang paling
memungkinkan pada diagram fishbone
Berikut ini adalah gambar diagram fishbone
Sumber : http://eriskusnadi.wordpress.com/2011/12/24/fishbone-diagram-dan-langkah-langkah-pembuatannya/
Thinking vs feeling
Saya pernah memberikan amanah
kepada teman baik saya (sebut saja si x) untuk disampaikan kepada 2 orang
narasumber. Kepadanya, saya menitipkan honor narasumber beserta kuitansi
sebagai tanda terima. Selang beberapa hari si x memberikan kuitansi tersebut.
Setelah saya cek kuitansi tersebut, sepertinya ada keganjilan dimana tanda tangan narasumber
tersebut seakan kaku dan terlihat bukan asli. Saya sempat berfikir, apa iya
teman saya ini telah memalsukan tanda tangan narasumber? ataukah ini hanya
prasangka saya saja??
Saya berpikir bahwa saya tidak
mungkin menuduh seseorang tanpa adanya bukti, tapi perasaan saya mengatakan
bahwa si x ini adalah salah satu teman baik saya, mana mungkin dia tega dan
berani melakukan hal itu. Saya lalu berfikir bagaimana cara menghalau kegalauan
saya ini, kemudian saya teringat bahwa ada honor salah satu narasumber, namun
waktu itu saya lupa
belum memberikan honor tersebut karena saat itu saya sedang terburu-buru. Wah, kebetulan
sekali pikir saya. Selang berapa hari, narasumber tadi datang ke kantor karena
ada keperluan dengan atasan saya.
Saya pun menyiapkan berkas kuitansi beserta honornya, karena saya ingin
memberikan sendiri honor tersebut tanpa sepengetahuan si x.
Tak disangka si x datang ke
ruangan saya dan melihat kuitansi atas nama narasumber tadi, dia langsung mengusulkan diri untuk
menyerahkan honor tersebut kepada narasumber, si x bersikeras ingin memberikan sendiri
dengan alasan bahwa ia tidak enak hati pada narasumber jika kuitansi yang
kemarin ada yang salah. Saya pun mencari-cari alasan agar kuitansi itu tidak
dipegang olehnya. Akhirnya saya mengatakan bahwa narasumber tersebut belum bisa
ditemui karena sepertinya sedang ada pembicaraan serius dengan atasan saya sehingga tidak mungkin saya
menyela pembicaraan mereka, jadi saya memutuskan akan memberikan honornya lain
waktu saja. Si x pun langsung setuju dengan saya, akhirnya dia pun kembali ke
ruangannya (yang kebetulan beda 1 lantai di atas saya).
Menjelang jam pulang kantor,
narasumber tersebut keluar dari ruangan atasan
saya dan pamit akan pulang.
Saya pun langsung mengajak salah seorang teman saya untuk menemani saya
menemui narasumber itu. Saat saya konfirmasi mengenai honor yang saya titipkan
pada si x untuk beliau, beliau pun menjawab “Saya belum terima mba”…. Betapa
terkejutnya saya mendengarnya, tapi saya langsung menggunakan perasaan untuk
menjawabnya “Mungkin si x belum sempat menemui Ibu karena sibuk, sehingga honor
tersebut belum disampaikan”. Saya mengatakan hal ini karena saya tidak mau
menjelekkan nama teman saya. Saya baru menyadari bahwa saya telah ditipu oleh
teman baik saya sendiri tapi saya harus memastikannya.
Pada keesokan harinya, saya
mengkonfirmasi hal ini pada si x. Dia mengatakan bahwa honor telah dia sampaikan
dan diterima oleh sopir si narasumber dan tiap kali saya mengajaknya berbicara
tentang honor, si x langsung mengalihkan ke pembicaraan yang lain. Akhirnya
saya mengatakan bahwa saya akan melaporkan ke atasan tentang uang yang hilang ini, agar bisa ditindaklanjuti. Keesokan
harinya saat saya selesai sholat dhuha, di meja saya telah ada sebuah amplop
coklat, teman sebelah saya mengatakan bahwa amplop dari si x, yang menyuruh Office Boy untuk mengantarkannya pada
saya.
Saat saya buka, isinya adalah
sejumlah uang dan sebuah memo yang bertuliskan “Ini sebagian uangnya aku
kembalikan dan sisanya aku kembalikan nanti ya. Sedangkan tanda tangan
narasumber yang satunya, aku serahkan sama kamu supaya kamu yang minta tanda
tangan ulang. Tapi hal ini, hanya kita saja saya yang tahu dan aku harap saat
kita ketemu nanti kita bisa bersikap biasa, seperti tidak pernah terjadi
apa-apa. Saat ini aku tidak bisa cerita
kenapa aku melakukan hal itu”
Saat itu perasaan saya tidak
menentu, kesal, marah, benci sekaligus kasian pada si x. teman baik saya,
teganya menipu saya dan saat saya tanya, dia
tidak mengaku. Kali ini saya tidak bisa hanya tinggal diam, keesokan harinya
saya langsung mengatakan pada atasan saya agar teman saya ini bisa ditindaklanjuti.
Berdasarkan cerita
di atas, ada kalanya manusia itu mengedepankan sisi thinking (berpikir) maupun sisi feeling
(perasaan) dalam menghadapi suatu masalah, tergantung sampai sejauh mana orang
menilai suatu masalah secara subjektif atau objektif. Berikut adalah penjelasan
mengenai perbandingan thinking dan feeling
Tipe Thinking
|
Tipe Feeling
|
Tegas, adil dan rasional
|
Peduli, semangat,
emosional
|
Mengedepankan analisa logika
|
Mengedepankan perasaan
|
Membuat keputusan dengan akal pikiran
|
Membuat keputusan
dengan hati
|
Tak ada konsekuensi
|
Merasakan bagaimana perasaan orang
lain
|
Menilai kejujuran dan logika
|
Menilai
kebijaksanaan dan penuh diplomasi
|
Dikendalikan secara objektif
|
Dikendalikan secara subjektif
|
Dari tabel di atas, kita bisa
melihat bahwa tipe thinking jauh lebih rasional dan objektif dalam mengambil
keputusan. Jika seseorang bertipe thinking, maka ia cenderung menghargai kebenaran dan melakukan analisa logika daripada emosinya. Hal ini akan membuat
seseorang mendekati sikap adil dan rasional, namun bisa berarti bahwa seseorang
tidak mengakui isyarat verbal maupun non verbal tentang perasaan orang lain. Salah
satu jenis pertanyaan yang menggambarkan tipe thinking adalah, “apakah ini
benar atau salah”.
Tipe feeling akan cenderung
mengambil keputusan berdasarkan nilai-nilai, sebjektivitas, dan dampaknya bagi
orang lain. Jika seseorang bertipe feeling,
maka dia akan mencari harmoni dan menghindari konflik, namun demikian ada
hal-hal yang akan hilang, seperti tidak bisa fokus dalam mengambil keputusan
karena tidak menyampaikan kebenaran yang disebabkan oleh penilaian secara
subjektif.
SENSIng VS INTUITING
Sensing
dan intuiting
merupakan suatu hal yang mengacu pada bagaimana seseorang mengumpulkan
informasi. Manusia mengumpulkan informasi dengan menggunakan kelima indra,
informasi yang diperoleh digunakan untuk mengambil keputusan.
Pepatah jawa mengatakan bahwa
“Bisa rumangsa ning aja rumangsa bisa” (ket: huruf a dibaca o), yang artinya
bisalah merasa tapi jangan merasa bisa. Inilah yang dinamakan sensing. Sensing merupakan suatu sikap yang berfokus pada apa yang segera,
praktis dan nyata bisa dilakukan. Bisa diartikan bahwa sensing ini adalah sikap peka terhadap lingkungan sekitar. Orang
yang memiliki sensing, akan langsung
merespon tentang jika ada teman yang sedang sibuk, sedangkan kita sedang tidak
sibuk, kita bisa menawarkan bantuan padanya tentang apa yang bisa kita bantu.
Meskipun setiap orang sudah memiliki jobdesk masing-masing, namun selama kita bisa
membantu sebaiknya membantu karena dalam sebuah organisasi kita adalah tim. Supertim
diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.
Superman dalam suatu organisasi
itu tidak ada. superman di sini bukan berarti sosok super hero yang kuat, bisa
terbang, memiliki mata laser dan berasal dari planet Crypthon, melainkan
seseorang yang melakukan sesuatu serba sendiri. Bahkan seorang manajer pun
bukanlah superman karena bagaimanapun ia tetap membutuhkan anak buahnya untuk
membantunya dalam menjalankan tugas.
Sensing menciptakan makna dari pikiran
secara sadar daripada mempercayai alam bawah sadar. Hal ini berbeda dengan intuiting, yang berarti bisikan hati,
gerak hati (menurut kbbi),
Pernah suatu ketika saya naik
motor berboncengan dengan teman saya. Saat itu saya duduk menyamping karena
saya memakai rok. Suasana jalan cukup gelap dan kondisi jalan tidak rata alias
berlubang. Batin saya sempat berbicara pada diri saya bahwa saya akan jatuh,
dan memang saat itu posisi duduk tidak nyaman. Namun saya tidak menghiraukannya.
Berulang kali batin mengatakan bahwa saya akan jatuh, namun saya berpikir tidak
mungkin, tidak mungkin lagipula ini sudah dekat dengan rumah.
Suasana jalan yang gelap,
sehingga membuat teman saya tidak ‘ngeh’ dengan kondisi jalan yang rusak,
membuat dia terkaget dan akhirnya
“…….Guuubrraaakkk”. saya beserta teman saya jatuh dari motor. Saat itu
saya terjatuh pas di pinggir jalan dekat dengan pembatas jalan, saya sempat
bingung dan pusing, lalu terbangun mencari teman saya. Saya melihat motor teman
saya ada di tengah jalan dan Alhamdulillah teman saya tidak apa-apa, dia
langsung menghampiri saya dan pengendara yang lewat jalan itupun langsung membantu
kami. Alhamdulillah kami hanya mengalami luka ringan saja sehingga kami
melanjutkan perjalanan pulang.
Intuiting umumnya hadir dalam bentuk
‘rasa’ yang sederhana, jernih namun berisik, sehingga untuk bisa menangkapnya
kita perlu terbuka dan peka. pengertian lain menyebutkan bahwa intuiting adalah kemampuan mengetahui
atau memahami sesuatu tanpa dipikirkan atau dipelajari. Definisi intuiting yang paling praktis dan akurat
bagi saya adalah “saat saya mengetahui sesuatu, tanpa mengetahui bagaimana caranya,
kok saya bisa tahu hal itu”. Ini jugalah yang disebut dengan kecerdasan hati,
dimana informasinya tidak hadir sebagai buah pikiran, atau analisa yang
komprehensif dan akurat dari segala sudut.
Intuiting adalah sifat alami manusia dan
hampir setiap manusia mempunyai kemampuan ini dan pernah mengalami selama
hidupnya. Yang membedakan hanya pada tingkatan dari kemampuan ini. Ilmu
pengetahun masih belum bisa menjelaskan mengapa beberapa individu memiliki intuiting yang lebih tajam dari yang
lain. hal ini dikarenakan ada beberapa individu yang memiliki psikis yang kuat
daripada yang lain. banyak orang berfikir bahwa intuiting ini hanyalah sebuah kebetulan. Namun, ada beberapa
individu-individu berbakat yang intuisinya jarang janggal dan selalu menjadi
kenyataan dan jelas ini bukan lagi soal kebetulan individu
langka yang memiliki kemampuan psikis kuat dari yang lain. Banyak orang
berpikir bahwa intuisi adalah hanya soal kebetulan. Namun, ada beberapa
individu-individu berbakat yang intuisinya jarang gagal dan selalu menjadi
kenyataan - ini jelas bukan lagi soal kebetulan.
